レターは1枚にまとめる、文書構成の必然を探る

謝罪報告　障害報告等をする場合がある。先輩に教えて頂いたアドバイスは、「1ページにまとめる」だ。1.1ページでなく丁度1ページにまとめる。そうすると余計な説明がはぶかれて分かりやすいドキュメントになる。短い時間で報告できる内容は長さや内容の充実より内容の分かりやすさだと感じた。20年経過したいまでもそうしている。

文字・記号一つ一つでは伝える意味を持たないが、それを組み合わせることで感情や風景が伝わる。何回も見直してみよう。一時（いっとき）でなく　一日後一週間後と、何か更新する点に気が付く。何度も見直すと、文章そのものでなく、求められる情報や、伝える相手の認識についても明確になる。文章がとぎすまされていく。こうでなければならない　というくらい必然がみえてくる。　　実際はそんな時間をかけることはできないが。